일본 iPhone 고수의 활용예 기사전문 번역 #1

클라우드 철저 활용으로 업무는 여기까지 바뀔수 있다.

 

iPhone으로 시간을 절약하고, 독창력 UP!!

 

더 이상 책상에 붙어앉아 일을 할 필요는 없다. 스마트폰의 매력은 이 한마디로 끝난다.

그 대표인 아이폰에 대해서는, 많은 소프트 회사가 전용 비즈니스용 어플을 출시. 어플의 사용법에 따라서 아이폰은 점점 편리해진다.

  시간관리의 노하우책 “TIME HACKS!” 등 일련의 “HACK” 시리즈의 저자, 小山龍介(고야마류스케)씨도 일하는데 있어서는 아이폰을 손에서 떼지 못한다. 구입후, 가장 개선된 것은 정보정리술이라고 한다.

  예를 들면 명함관리. 받은 명함은 자동피드기능으로 한번에 명함을 몇십장도 읽어 들이는 FUJITSU의 “Scan Snap^[각주:1]”으로 스캔하여, 그림파일로 전부 아이폰에 다운로드 한다.

  시판되는 스캔 소프트웨어는 잘 사용하지 않는다. “잘못 읽어들이는 경우가 꽤 많고, 수정하는 시간이 아깝다. 그렇다면 차라리 그림파일로 관리해버리면 틀리는 경우가 없다”고 생각한 것이다.

  “명함이라는 것은 회사의 로고와 서체가 있어 디자인으로부터 읽어 들이는 정보가 매우 많다. 그렇기 때문에 텍스트뿐만아니라 디자인을 포함해서 열람할수 있는 편이 매우 편리하다. 게다가 모든 명함을 가지고 다닌다는 안심감은 어떤 것도 대신하기 힘들다”

  아이폰안에서 명함은 “あかさたな、、”의 오십음순으로 관리된다. 찾고자 하는 명함을 찾는 것에는 그다지 시간이 걸리지 않는다고 한다. 이후로도 몇번이고 연락을 취한다고 판단한 명함만 주소록에 작성한다.

  명함뿐만이 아니다. 고야마씨는 몇번이고 다시 읽고 싶은 책을 전부 PDF화 하여, 컴퓨터에 보관해 버렸다. 당연히 아이폰에서도 읽을 수 있다.

  “책은 재단기로 등부위를 재단하여 1장씩 낱장으로 하면 일반 서류처럼 스캔할 수 있다” 책장의 책을 전부 컴퓨터에 보관할 수 있다면 공간의 낭비도 줄일 수 있다.

  게다가 PDF의 검색기능을 사용하면, 책 전문을 검색하여 해당하는 부분을 간단하게 찾아낼수도 있다. 게다가 텍스트를 복사할 수 있기 때문에 인용하는데 책을 보면서 손으로 입력할 고생도 필요 없다” 책의 PDF化는 종이로는 생각할 수 없던 활용법을 낳은 것이다.

 

인터넷상에 다양한 정보를 보존

 

직장과 집에 있는 PC와 데이터를 공유할 수 있는것도 아이폰의 매력이다. 노트북으로도 가능하지만, 손쉬운면에 있어서는 견줄 것이 없다.

  예를 들면 메모기능. 여기서는 “에버노트”라는 무료 어플이 유용하다. 고객으로부터의 전화메모, 송금할때의 계좌번호와 금액, 쇼핑리스트 등 메모할 만한 정보를 컴퓨터상에 적고 공유서버에 올려두면, 아이폰에서 그 정보를 볼 수 있다. 그림파일과 PDF등도 저장가능. 유료서비스라면 마이크로소프트의 “워드” “엑세스”의 파일도 저장가능하다.

  “인터넷상의 정보를 하나하나 출력하여 가지고 다니는 것은 종이와 인쇄비용의 낭비” 맘에 든 정보는 전부 에버노트에 저장해 두면 언제 어디서나 손쉽게 참조가능하다”

  에버노트와 비슷한 구조로 고야마씨가 하나 더 사용하는 어플이 “Sugar Sync”라는 어플이다. “에버노트는 손쉬운 반면, 검색성이 썩 좋지않다”는 문제도 있기 때문이다.

  Sugar Sync는 워드, 엑셀등의 파일도 무료로 저장가능하다. 어떤 컴퓨터로 작성해도 최신 데이타가 각 컴퓨터로 공유되기 때문에 “최신 데이터가 손안에 없는 상태”를 피할 수 있다. 모르는 사이에 오래된 파일로 작업해버려 과거데이터로 바뀌어버리는 실수도 피할 수 있다. 외출처에서 “그 서류의 내용은 뭐였더라” 라고 의문이 생기면 아이폰상에서 체크하는 것이 가능하다.

  여기까지는 아이폰을 정보의 INPUT툴로서 활용하는 업무노하우에 대해 설명해 왔다. 하지만 고야마씨는 “지금은 OUTPUT장치로도 사용할수 있게 되었다는 생각도 크다”라고 한다. 최근 관심있는 것은 음성인식 소프트웨어다. “PC와 비교하면 아이폰의 문자입력화면은 너무나 작다. 밖에서 걸으며 문자를 입력하는 것은 꽤 힘들죠. 그렇지만 음성입력이라면 아이폰의 화면을 보지 않아도 괜찮습니다”

  시험삼아 고야마씨가 아이폰을 향해 “동양경제 취재중”이라고 속삭이자 그 말은 순식간에 문자로 변환되었다. 메모정도의 내용이라면 문자입력하는것보다 훨씬 손쉽게 가능하다.

  하나 더, 고야마씨가 Output 서비스로서 주목하고 있는 것이 트위터이다.

  트위터라는것은 140자 이내의 간단한 블로그. 짧은 혼잣말과 같은 메시지를 적어나가고, 다른사람을 FOLLOW하거나 타인으로부터 FOLLOW 받는것으로 메시지를 서로 열람한다.

  트위터 자체는 꽤 예전부터 있던 서비스였지만 고야마씨가 트위터의 재미를 느낀 것은 아이폰을 사용하고나서부터라고 한다. “전에는 컴퓨터 앞에 있을때만 사용했기 때문에 혼잣말이라고 해봐야 “PC로 작업중” 같은 것 밖에는 쓸 말이 없었다. 하지만 아이폰의 등장으로 혼잣말의 내용에 커다란 변화가 나타났다.

  트위터는 실시간으로 혼잣말이 점점 투고되기 때문에, 날씨나 통근전철의 혼잡상태등의 메시지가 점차적으로 나타난다. 예를들면, 야근중에 프로야구중계를 볼 수 없어도, 트위터를 열면, 많은 사람이 코멘트를 보내온다. 긴장감이 넘치고, 마치 실황중계를 보고 있는 것 같다. “태풍으로 전철이 멈춘때에도, 어떤 선로가 멈춰있다던지의 정보는 뉴스에서 보는것보다 트위터가 정확하고, 혼잡상태 등을 사진 첨부로 보내오는 사람도 있다”

  이 실시간 정보의 교환은 기록으로서 남아있기 때문에 “나중에 다시 보면 자신이나 다른사람의 코멘트가 기획의 힌트가 되는 경우가 있을 것이다” 라고 고야마씨는 말한다.

 

CLOUD 시대에도 필기는 중요

 

“사람이 취급하는 정보의 양이 증가함에 따라, 업무의 로스가 점점 늘어 난다”고 고야마씨는 말한다.

  첫째로 시간의 LOSS. 산더미 처럼 쌓인 서류속에서 필요한 서류를 찾아내는것에 예상외로 시간이 걸렸던 경험은 누구나 있을 것이다.

  두번째로, 장소의 LOSS. 서류가 넘쳐나면 보관장소가 몇군데나 필요하게 된다. 필요한 서류를 보고싶을 때도 바로 찾을 수 없게 되버린다.

  세번째는 정보의 LOSS. 이미 입수한 정보를 다시 입수해버리게 된다. 혹은, 비슷한 정보가 여럿 있어 어느것이 최신판인지 모른다. 이것들도 정보의 양이 너무 많아 관리하지 못하는 것이 원인이다.

  그런 LOSS를 막기 위해서, 고야마씨가 실천하고 있는 것이 “ONE POCKET 원칙”. 지면으로 된 자료일지라도 모두 디지털化하고, 온갖 정보를 웹서버에 집약한다는 발상이다.

  여기까지 설명해온 고야마씨의 업무노하우는 모두 “ONE POCKET 원칙”에 기초하고 있다고 해도 좋다. 이런 업무방법이 가능하게 된 것은 “CLOUD COMPUTING^[각주:2]” 덕분이다.

  “지금까지 샐러리맨은 정보를 축적하는 것이 평가의 대상이기도 했다” 하지만, CLOUD시대에는 정보의 축적이 아니라 대량의 정보에 대해 빠르고 센스있게 반응하는 스킬이 요구된다.

  가장, 간과해서는 안될것이 하나 있다. 효율화로 빈 시간을 무엇에 사용할것인지 이다. 고야마씨는 남는 시간은 비즈니스 구상을 하는것에 소비하고 있다. 37PAGE의 삽화는 고야마씨의 노트를 도안화한 것이다. 이런 아이디어의 정리는 IT툴에 의지해서는 안된다. 디지털시대라 할지라도 노트와 펜과 같은 아날로그 툴이 중요하다는것에는 변함이 없다.

1. 휴대가 용이하고 한번에 앞뒤를 동시에 스캔할 수 있는 양면스캔기능이 있음. [본문으로]
2. CLOUD COMPUTING이란 간단히 말하자면 워드, 엑셀 등 설치형 소프트웨어 형태로 존재하던 것을 웹서비스 형태로 인터넷상에서 사용할 수 있게 한것 [본문으로]